Il tempo giusto per ogni cosa: dividere ciò che utile da ciò che è urgente

Le scelte più urgenti sono raramente quelle più importanti affermava l’ex presidente statunitense Dwight Eisenhower. In ogni progetto è fondamentale avere la giusta gestione del tempo (time management) o, più semplicemente, rincorrere la capacità di fare la cosa giusta al momento giusto.

Sommersi da mille informazioni, responsabilità, impegni combattiamo con la costante ricerca di tempo, o meglio per usare la distinzione magnifica che la cultura greca ci regala, sia di un tempo considerato nel suo aspetto quantitativo (kronos) sia di un tempo “giusto”, di un momento indeterminato nel quale "qualcosa" di speciale accada (kairos).

Come segmentare gli aspetti principali di un progetto, di una serie di task in modo da operare una scelta funzionale del tempo?

Il visual thinking grazie alle tecniche di visualizzazione di concetti e idee ci offre opportunità e strumenti per disegnare e per analizzare concetti che altrimenti rischierebbero di muoversi solo nella nostra mente, spesso in maniera caotica. 

Renderli visibili (senza disturbare solo per questa volta Merleau-Ponty) è il punto di partenza fondamentale non solo per affrontare problemi con una prospettiva differente ma soprattutto per imparare la semplicità e l'immediatezza del pensare per immagini, condividendo ed operando insieme al nostro team. 

Ecco allora un semplice tool (che potete gratis registrandovi al portale) che abbiamo realizzato per selezionare e dare la giusta priorità alle nostre task.

Armatevi di post it, meglio se di colore differente, ed iniziate a buttar giù l’elenco delle cose da fare oggi. 

A questo punto, possiamo dividere i post disponendoli su una matrice a quattro distinguendo le cose:

• importanti e non urgenti-> decidere quando farlo
  
  
• urgenti ed importanti -> farlo subito
  
  
• non importante e non urgente -> imparare a procrastinare
  
  
• urgente ma non importante -> delegare

Selezionare significa scegliere, scegliere vuol dire decidere, darsi scadenze e responsabilità.

Il semplice atto di catalogare in questo modo l’enorme quantità di task dalle quali siamo sommersi non è solo un importante filtro per migliorare la nostra execution dei progetti concentrandosi sulle cose davvero importanti, ma soprattutto iniziare a migliorare le nostre azioni sono l'aspetto qualitativo e realizzativo.

Come una dolce melodia risuona quel vecchio aforisma di Goethe che recita: 

Abbiamo sempre tempo a sufficienza, dovremmo solo usarlo in modo giusto.