Working smart Hero

Ai tempi della Quarantena e dello smart working per molti di noi occorre rimodulare completamente le modalità e gli strumenti di lavoro e di interazione online.  Per questo abbiamo selezionato una serie di strumenti e buone pratiche per la collaborazione dei team da remoto. 

Per prima cosa è importante notare che non tutti fermano ciò che stanno facendo per rispondere a un'e-mail, un messaggio istantaneo o una telefonata in arrivo. Pertanto, può essere d’aiuto utile stabilire finestre temporali specifiche in cui i membri del team possono rendersi disponibili per le comunicazioni di routine.

Se, invece, un membro del team ha un'emergenza, potrebbe effettuare una telefonata e se la richiesta è urgente e abbiamo bisogno che l'altra parte interrompa ciò che sta facendo possiamo usare come segnale la doppia chiamata.

Passiamo invece ad alcuni strumenti che possono facilitare le nostre riunioni ed interazioni online:

Video: Per le riunioni individuali o di gruppo, possiamo utilizzare  il software gratuito di videoconferenza Zoom (attenzione allo Zoombombing).  Le riunioni one-to-one non hanno limiti di tempo con la versione gratuita, mentre le riunioni di gruppo durano fino a 40 minuti. Oltre a Zoom, i soliti Skype, Office 365 e Google Meet hanno anche dimostrato di essere utili strumenti di collaborazione. (Negli ambienti aziendali, potrebbero esserci problemi di firewall con Google Apps.)

Messageria Vocale : quando abbiamo bisogno della capacità di comunicare quasi in tempo reale, ma essere al telefono o mandare costantemente messaggi possiamo utilizzare i vocali di Whatsapp oppure lo strumento gratuito Voxer. Voxer è un'app che ci consente di interagire in modo simile a un walkie-talkie. Mentre WhatsApp invia il messaggio audio solo al termine della registrazione, Voxer lo riproduce in streaming in tempo reale.In questo modo otterremo la risposta non appena smetti di parlare.

Comunicazioni in generale: Ognuno di noi userà la posta elettronica. Nel nostro team usiamo  lo strumento gratuito Slack. Se l'e-mail è utile per informare un'altra parte su qualcosa, tuttavia, è difficile gestire una discussione in cui tutti rispondono. Slack permette a tutto il team di avere una discussione di gruppo di canali tematici (ad esempio per nome progetto o per cliente) e di avere discussioni individuali uno a uno che vengono salvate in un archivio ricercabile.

Se abbiamo bisogno di una lavagna digitale per la collaborazione di gruppo. Esistono semplici applicazioni gratuite come Whiteboard Fox .  Simili a whiteboard possiamo provare applicazioni professionali come Miro o Mural .

Pianificazione: AirTable e Trello sono ottimi strumenti per pianificare il lavoro e dividere la task tra tutto il team. Utilizza la logica delle schede Kanban.  

Infine ecco alcune buone pratiche per gestire al meglio nel nostro team  le interazioni online:

Manteniamo le sessioni brevi : nessuno di noi può seguire efficacemente più di 1-2  ore di sessioni online al giorno. Proviamo a ridurre la durata della sessione a blocchi di 20/30 minuti al giorno e includere pause frequenti e attività che devono essere svolte in team.

Evitiamo le riunioni ibride : un meeting online efficace richiede un contributo equo delle persone collegate. Per questo è importante avere pochi e chiari punti di discussione da affrontare insieme senza divagazioni.

Utilizziamo alcune regole di base come disattivare l'audio se non si sta parlando, o alzare la mano se si desidera parlare.  Assicuriamoci che il segnale video è sempre attivo. 

Cartelle di lavoro : proviamo a fornire  in anticipo un briefing / cartella di lavoro prima della call  fornendo le informazioni necessarie a tutti i partecipanti.  

Rumore : assicuriamoci di effettuare la call in un luogo tranquillo

E’ importante ricordare che i processi che costruiamo oggi  per gestire il lavoro da remoto sopravviveranno al coronavirus e cambieranno il modo in cui la nostra organizzazione crea valore dal lavoro in team.