Project canvas: un semplice tool per gestire ogni progetto

Silenziosi ma potenti, come descritto benissimo nel recente articolo della Harvard Business Review, i progetti rappresentano, sempre più, (rispetto alle operations aziendali) il motore economico dei nostri tempi.

Se le operations, infatti, rappresentano la fetta più significativa delle attività in seno alle organizzazioni, ai progetti, invece, secondo Antonio Nieto-Rodriguez autore dell’articolo, è affidata la creazione di valore a lungo termine, poiché ad essi sono affidate le trasformazioni organizzative, lo sviluppo veloce di nuovi prodotti, l’adozione rapida di nuove tecnologie, e così via.

Nel 2017 il Project Management Institute ha stimato che il valore dell'attività economica orientata ai progetti in tutto il mondo sarebbe cresciuto fino a raggiungere la soglia dei 20 trilioni di dollari nel 2027, portando nel processo circa 88 milioni di persone a lavorare in ruoli orientati alla gestione dei progetti, e queste stime sono state fatte prima che le nazioni iniziassero a spendere trilioni in progetti di recupero post pandemia.

Le aziende lungimiranti hanno riconosciuto le implicazioni organizzative di questa ondata. Secondo IBM:"Presto non avremo più descrizioni di posti di lavoro, avremo solo ruoli di progetto”.

Un nuovo paradigma organizzativo e culturale, che non può essere ignorato, altrimenti si rischia di incorrere in nuovi prodotti/servizi lanciati in ritardo, iniziative strategiche mai realizzate e trasformazioni aziendali che falliscono.

Il futuro delle organizzazioni, dunque, è legato a doppio filo al creare il giusto equilibrio tra gestione e cambiamento.

Spesso in azienda, si è più focalizzati sulla prima attività, riducendo il tempo per progetti di crescita ed innovazione. Anticipare, gestire e guidare il cambiamento diventa invece prioritario per innovation e marketing manager, imprenditori, startupper e intrapreneur che vogliono costruire organizzazioni più solide. Per farlo, occorre un approccio project oriented all’innovazione.

Da dove iniziare?

La gestione del progetto implica, per ogni organizzazione, la raccolta di competenze, tecniche e strumenti che aiutano i team a pianificare e implementare attività per raggiungere i propri obiettivi.

Capita però che nella gestione degli stessi ci si focalizzi solo su input e output (pianificazione, stima, costi, tempo, ambito, gestione del rischio) e non abbastanza sui risultati e sul valore (scopo, logica, benefici, impatto e strategia). Non solo. Spesso ogni contesto di azione, così come ogni progetto ha una sua natura specifica e non possiamo applicare una sola metodologia che vada bene a tutti.

Ecco perchè, prima di iniziare un nuovo progetto, analizzare bene tutte le componenti ed avere una visione chiara di ciò che stiamo per mettere in campo, può esserci di enorme aiuto per scegliere risorse, metodologie e strumenti adatti.

Ci viene in soccorso un tool su Miro, il project canvas template che potete trovare alla voce “Templates”.

Come utilizzarlo? Scopriamolo insieme

 Il Project Canvas di Miro

Il tool è strutturato in 12 voci/blocchi di progetto, che insieme forniscono una panoramica completa del progetto.

Per prima cosa armiamoci di post-it ed iniziamo!

Lo scopo: in questa voce spiega gli obiettivi del progetto e cosa vogliamo raggiungere.
Poi passiamo all’ambito (scope in inglese): ovvero le specifiche dei deliverable di progetto (cosa andiamo a fare)

I criteri di successo: elencare le metriche chiave da raggiungere nel progetto attraverso le quali andremo a misurare i nostri output

Milestones: qui bisogna inserire la data di inizio e fine del progetto e le tappe principali con le stime delle varie date. Inoltre è molto utile inserire delle metriche per ogni milestone in modo da poter visionare in maniera costante l’andamento del progetto.

Azioni: quali risultati devono essere prodotti per raggiungere un determinato traguardo e quali attività devono essere eseguite per produrre un determinato deliverable? indichiamole in questo blocco

Risultato: oltre ad essere una sintesi di milestones e azioni, si inserisce anche il risultato desiderato

Team: è necessario elencare i membri del team elencando anche i diversi ruoli.

Stakeholder: sono persone e/o organizzazioni che sono interessate al progetto oppure sulle quali il progetto avrà un impatto. Esistono diversi tipi di stakeholder, i più comuni sono clienti, fornitori, comunità, proprietari, investitori, dipendenti. Sotto questa voce elenchiamo i più importanti per la tua attività.

Utenti: qui bisogna capire e poi definire chi è il target di riferimento, all’occorrenza possiamo dividerlo per segmenti.

Risorse: un elenco di tutte le risorse necessarie per realizzare il progetto (economiche, tecniche, organizzative...)

Vincoli/barriere: capire ed indicare eventuali ostacoli all’entrata o all’uscita e capire come superarle.

Rischi: ogni nuovo progetto comporta inevitabilmente dei rischi, comprenderli e capire come evitarli è il necessario step di questo modello.

Riassumendo in punti l’utilità di questo tool:

• dettagliare molti aspetti del proprio progetto;
• chiarire dubbi sulla definizione della timeline, obiettivi, scopi, attività e risorse
• ricevere feedback utili da tutti i membri del team e dalla board prima della fase di lancio.

Lasciamoci ispirare e creaiamo subito il nostro canvas di progetto!