Procrastinare? Si, ma con consapevolezza.

La storia di ognuno di noi è scandita tra la vita che conduciamo e quella più ricca e ambiziosa che desideriamo condurre, ma che per la troppa stanchezza, distrazione o autocommiserazione finiamo per non realizzare mai. Questo cambiamento così fortemente voluto, che tuttavia non ci spinge ad alzarci presto il mattino per meditare, fare yoga, chiedere alla gente ciò di cui realmente abbiamo bisogno, farci spazio nelle nostre stesse vite.

Sprechiamo le migliori possibilità a causa di un atteggiamento che tutti teniamo, in forme diverse, ma che ha lo stesso nome: procrastinare.

Un atteggiamento passivo-giustificativo che ci allontana sempre più dai nostri obiettivi di miglioramento personali e professionali. Così concentrati sulla vergogna che proviamo per il nostro atteggiamento da non riuscire a sporgerci oltre il muro di paura che è parte dello stesso problema. Possiamo però iniziare ad essere meno duri con noi stessi, favorire il destino ed essere meno fatalisti riguardo le possibilità di cambiare, di innovarsi realmente. Il primo passo è sapere riconoscere perché procrastiniamo, e capire quando è sano farlo.

Perché procrastiniamo?

L’atto del procrastinare non è in sé a prescindere sbagliato, è semplicemente una riposta adattiva incentrata sulle emozioni. Siamo soliti identificare l’atto del rimandare con la mancanza di tempo. In realtà anche la massima operatività può nascondere insidiosamente una forte tendenza al procrastinare. Succede quando sembriamo molto occupati, in superfice appariamo e ci convinciamo di essere persone fortemente proattive, che gestiscono tutte le loro responsabilità senza mai perdere il passo. Ma se ci fermassimo realmente ad osservare, potremmo vedere di fronte a noi un elevata quantità di procrastinazione in corso. Non ascoltiamo i colleghi, non ascoltiamo i partner, non ascoltiamo noi stessi. L’essere indaffarati è una forma di distrazione sottile, ma potente. Destreggiandoci tra un compito e l’altro sfuggiamo a ciò che realmente vogliamo realizzare e ci giustifichiamo con una vita piena, frenetica.

La verità è più complicata, al tempo stesso psicologicamente più sfumata e più degna di comprensione. La vera ragione per cui siamo indolenti non è tanto perché siamo pigri o molto indaffarati, ma è perché abbiamo paura. Ciò che chiamiamo blandamente rimandare è in realtà un sintomo e una conseguenza dell'ansia.

Paura di non riuscire a portare a termine quel compito che ci è stato affidato, paura di non dimostrarsi all’altezza delle aspettative dei dirigenti o della proprietà, paura di non avere le risorse per confrontarci con i colleghi, paura di fallire se quel progetto non risulta valido come speriamo e perché no, non aver voglia di seguire un progetto in cui non ci rispecchiamo, nel quale non intravediamo valore.  Almeno, se lasciamo il compito intatto, non dovremo affrontare alcun rischio di umiliante incapacità o incompetenza.

I meccanismi che attuiamo nella vita personale, sono gli stessi che attuiamo nella nostra quotidianità lavorativa. Un primo passo per riconoscere quando il procrastinare non è sano, ma dal nostro atteggiamento, è interrogarsi apertamente sul perché non ci sforziamo di fare progressi favorendo opportunità innovative.

Conoscendo quali meccanismi ci portano a rimandare, possiamo fare due grandi passi. Eliminare, o ridurre nei limiti delle nostre possibilità, i compiti che non crediamo possano apportare grande valore al nostro lavoro, o quanto meno provare a discutere con il nostro team, con i nostri colleghi o superiori le motivazioni che ci inducono a ritenere quel progetto non di valore, o inadatto alle nostre competenze. E’ sintomo di onestà intellettuale, e chiaramente questo atteggiamento non solo giova al nostro benessere psicologico, ma ci permette anche di essere maggiormente produttivi sui progetti che davvero ci eccitano e ci spingono ad essere creativi ed innovativi.

Come cambiare lo status quo?

E’ lunedì mattina, sono le nove, il caffè è pronto e tu sei pieno di energia nell’affrontare la settimana lavorativa. Così pieno di entusiasmo per il lavoro che ti attende, che inizi a spuntare la tua lista di cose da fare da quelle apparentemente più semplici o che davvero stimolano la nostra produttività, liberando creatività e competenze. Perché? Perché tutte le attività che ci sembrano alla nostra portata o che sentiamo nostre, all’altezza delle nostre aspettative e capacità, in realtà non ci spaventano, anzi.

Quindi, dopo aver fatto il bilancio delle attività da farsi, rileggiamole, e segniamo quelle che già sappiamo che lasceremo solo come lettera di intenti sulla nostra to do list. Poi passiamo all’azione.

L’esercizio: guardare alla finestra

Ogni momento di svago che ci concediamo non fa altro che aumentare il nostro disagio. Non possiamo stare a guardare oltre la finestra, il cliente attende la mail, il nostro capo la relazione sugli avanzamenti dei progetti di competenza, le altre funzioni attendono output dal nostro team. Dobbiamo produrre, non possiamo mica sprecare tempo. Siamo così sicuri che impiegare incessantemente la nostra mente sia sinonimo di produttività? E la qualità di questa produttività? Evidentemente ed inevitabilmente molto scarsa.  

Poggiare il mento tra le mani vicino e lasciarsi andare i nostri occhi nella realtà che ci circonda non è un atto che gode di grande prestigio per come siamo abituati ad intendere l’operatività.  Non andiamo in giro a dire: "Ho avuto una grande giornata: ho guardato fuori dalla finestra". Ma forse in una società migliore, questo è solo il genere di cose che le persone si direbbero. Forse nelle imprese che hanno realmente una cultura orientata all’innovazione, questo gesto non sembrerebbe folle.

Il punto di guardare fuori da una finestra è, paradossalmente, una metafora del non scoprire cosa sta succedendo dentro di noi. Fermarci ad osservare noi stessi è lo scopo. Ascoltare quale potenziale vediamo, quanto non è né è attualmente sfruttato, come potrebbe essere impiegato alternativamente. Se riusciamo a guardare fuori da quella finestra, abbiamo una chance per ascoltare con tranquillità i suggerimenti e le prospettive più profonde del nostro io. Che esiste, e lavora con noi, ma che raramente ascoltiamo.

Platone suggeriva: le nostre idee sono come uccelli che svolazzano nella voliera del nostro cervello. Ma per permettere agli uccelli di liberarsi in volo, Platone capì che avevamo bisogno di periodi di calma senza scopo. Perché è nella libertà che la mente crea. Alcune delle nostre più grandi intuizioni arrivano quando smettiamo di cercare di essere decisi e ascoltiamo il potenziale latente.

Non perdere di vista la trama

Nella vita nel suo complesso, le cose possono diventare molto noiose - e quindi molto improduttive - quando perdiamo di vista la trama. Spesso, abbastanza stranamente, perdiamo la trama delle nostre vite lavorative e, di conseguenza, diventiamo insoddisfatti e ci trasciniamo nei nostri impegni. Tra le pratiche che ci aiutano a scindere tra progetti che necessitano di tempo e progetti innovativi che non hanno speranze di intravedere la luce, vi è sicuramente la focalizzazione.

L’innovazione è un duro e lungo processo, che parte dalla cultura e richiede un lungo training con noi stessi e con gli altri per spingerci verso nuove frontiere. E potrebbe richiedere anni. In questi lunghi periodi, potremmo perdere di vista il motivo per cui stiamo lavorando duramente. Dovrebbe essere allora buona pratica, soprattutto per coloro che sono responsabili di nuove e dirompenti strategie di mercato, ricordare a se stessi, alla propria organizzazione e ai propri membri perché si sta procedendo in quella traiettoria. Validare costantemente il perché rende l’innovazione non solo perseguibile, ma reale, effettiva. Se la nostra intuizione, è cresciuta da idea a progetto, oggi valgono ancora quei valori che stavamo perseguendo? La traiettoria è ancora giusta? Dobbiamo agire in modo che i nostri progetti possano continuare a fare luce sugli scopi delle piccole e grandi sfide che quotidianamente gestiamo.  

Quando possiamo accettare allora di procrastinare?

Se abbiamo dedicato del tempo ad interrogarci sulla trama e sul percorso che stiamo seguendo, se abbiamo ascoltato le nostre motivazioni e le abbiamo trovate ancora una volta valide, capiremo presto che in alcuni casi procrastinare non significa aver fallito o dover ricorrere ai ripari per riequilibrare i risultati che ci attendiamo.

In alcuni casi, quando ci accorgiamo che procrastinare ci permetterà di ottenere un beneficio maggiore del procedere incessantemente rischiando di compromettere tutto il lavoro svolto, allora non abbiamo compiuto una scelta emotiva ma strategica. Procrastinare strategicamente significa evitare minacce, evitare di diluire l’impatto di un progetto innovativo, e magari anche scoprire altre soluzioni creative alle sfide aziendali.

Leonardo da Vinci era un classico procrastinatore. Gli studiosi stimano che Da Vinci dipinse la Mona Lisa per alcuni anni a partire dal 1503, la lasciò incompiuta e non la completò fino alla sua morte nel 1519. I suoi critici credevano che stesse sprecando il suo tempo dilettandosi con esperimenti ottici e altre distrazioni che gli impedivano di completare i suoi dipinti. Queste distrazioni si rivelarono vitali per la sua originalità.

Procrastinare può rivelarsi utile e produttivo, quando siamo onesti e consapevoli che non stiamo premendo il pulsante “pausa” per ritardare qualcosa che ci spaventa, ma per ottenere risultati migliori di quelli che avremmo potuto ottenere cercando di concludere prima possibile una attività solo per spuntare un ulteriore compito sulla nostra tabella di marcia.