Perché alcuni progetti falliscono

In un mondo sempre più guidato dal cambiamento rapido e dall'innovazione, la gestione dei progetti è diventata un pilastro del successo organizzativo. Pensiamo ad esempio, da una prospettiva macro, come i progetti del PNRR nel post-pandemia stanno ricostruendo infrastrutture, sistemi sanitari, economie. Da una prospettiva micro, ossia dal modo in cui il lavoro è organizzato nelle aziende o nelle imprese, la gestione dei progetti si è evoluta in modo significativo: le operations, primarie per decenni nella maggior parte delle organizzazioni hanno ceduto il passo, grazie alle nuove tecnologie, ad un approccio “project based”. 

Tuttavia, nonostante la loro centralità e crescente importanza, molti progetti faticano a raggiungere i risultati desiderati.

Antonio Nieto-Rodriguez, project manager ed autore di "Harvard Business Review Project Management Handbook" (HBR 2021), fa luce sulle ragioni che vedono circa il 70% dei progetti fallire, condividendo pratici consigli su come possiamo migliorare il lavoro “project based”. I suoi spunti, discussi in un'intervista con la co-host Alison Beard su HBR IdeaCast, offrono lezioni preziose per le organizzazioni che vogliono prosperare nella “economia dei progetti”: 

Comprendere la gestione dei progetti
 

Nieto-Rodriguez sottolinea un problema fondamentale: molti dirigenti senior fraintendono la gestione dei progetti, considerandola troppo tecnica e non di loro competenza. Analizzando, invece, la questione da una prospettiva più ampia, un progetto ha un ruolo centrale nel guidare organizzazioni e team verso il cambiamento. Ciò include anche l'uso di varie metodologie, come quella agile e il design thinking.

L'evoluzione del lavorare per progetti
 

Negli ultimi decenni, il lavoro sui progetti si è evoluto significativamente. Storicamente, le attività si concentravano sull'efficienza, ma con i progressi nella tecnologia e nell'automazione, c'è una transizione verso il lavoro “project based”. Questa transizione è essenziale, poiché le organizzazioni devono innovare e adattarsi rapidamente per rimanere competitive. Oggi l’enorme volume di progetti, guidati dalla necessità di sviluppo e dalla rapida ricostruzione, sottolinea l'urgenza di migliorare le pratiche di gestione, imparando anche a selezionare quelli più strategici e concentrare lì l'effor maggiore.

Trappole comuni nella gestione dei progetti
 

Una delle principali difficoltà identificate da Nieto-Rodriguez è la mancanza di supporto efficace da parte dei leader senior. Egli sostiene che i dirigenti spesso non dedicano tempo e risorse sufficienti ai loro progetti, con conseguenti scarsi risultati e rallentamenti nella loro esecuzione. Inoltre, c'è una dipendenza da metodologie obsolete e una mancanza di responsabilità sul raggiungimento dei benefici di un progetto. Nieto-Rodriguez invita i Project Manager ad assumersi la responsabilità e a concentrarsi sul conseguimento di un impatto ed un valore tangibile, piuttosto che limitarsi semplicemente a rispettare scadenze e budget.

Bilanciare operazioni e progetti
 

Le organizzazioni spesso faticano nel mantenere un equilibrio tra le attività in corso e il lavoro su progetti. L'autore suggerisce di identificare i 5 progetti più critici e separarli dalle attività quotidiane. Affidando a questi progetti team dedicati, le aziende possono accelerare la loro esecuzione e ottenere risultati migliori. Nieto-Rodriguez sottolinea l'importanza della priorità e della concentrazione, esortando i leader a prendere decisioni difficili per garantire una giusta allocazione alle risorse dedicate.

Creare un efficiente team di progetto
 

Inoltre, Nieto-Rodriguez propone un approccio semplice ma efficace per creare un team di progetto motivato nel lavoro: reclutare volontari. Quando una persona si appassiona ad un progetto, è più probabile che sia maggiormente coinvolta e creativa. Questo metodo è utile anche come test di fattibilità del progetto: se nessuno si offre volontario, potrebbe indicare che il progetto manca di attrattiva o di scopo.

Il ruolo nell'economia dei lavoratori a contratto
 

La crescita dell'economia dei lavoratori a contratto ha influenzato la gestione dei progetti, con le aziende che sempre più spesso in passato hanno assunto risorse esterne. Tuttavia, Nieto-Rodriguez ha notato la tendenza a rivolgersi, invece, a risorse interne, poiché le organizzazioni stanno abbracciando maggiormente il lavoro “project based”. Ciò comporta l'abbandono delle descrizioni di lavoro rigide a favore di una cultura che valorizza i ruoli di progetto end-to-end.

Consigli per i Project Manager “tradizionali”
 

Per coloro che sono impegnati in un lavoro più tradizionale e continuativo, le riflessioni di Nieto-Rodriguez sono altrettanto preziose. Egli incoraggia i Project Manager ad esprimere il loro valore in termini che siano significativi per tutti gli stakeholder, concentrandosi sui risultati e sui benefici strategici. Allineando gli obiettivi del progetto con le esigenze organizzative e comunicando in modo chiaro ed efficace, i Project Manager potranno ottenere maggior supporto ed impegno da parte di sposnor e leader senior.

Takeaways

• ridefinire la gestione dei progetti: considerare i progetti come veicoli per il cambiamento e l'innovazione, utilizzando diverse metodologie, oltre alla gestione tradizionale dei progetti.
• priorità e concentrazione: identificare e dedicare risorse ai progetti più critici, garantendo che i leader senior siano attivamente coinvolti e di supporto.
• coinvolgimento attraverso lo scopo: costruire team di progetto con volontari appassionati agli obiettivi del progetto, assicurando così un maggiore impegno e risultati migliori.
• evoluzione dei ruoli di progetto: spostarsi verso una struttura basata sui progetti all'interno delle organizzazioni, abbandonando le descrizioni di lavoro rigide e promuovendo ruoli end-to-end.
• comunicare il valore: i Project Manager dovrebbero dare il loro contributo in modo che siano in linea con gli obiettivi strategici dell’organizzazione, focalizzandosi sulla realizzazione dei benefici tangibili.
  
  Adottando queste pratiche, le organizzazioni possono affrontare la complessità dell'economia dei progetti, ottenendo risultati di successo e una crescita duratura.