Cynefin: inquadra bene il contesto ed agisci!

Sviluppato da IBM durante i primi anni 2000 subito etichettato come un "dispositivo per la creazione di senso", Cynefin (parola gallese per habitat) è un framework utilissimo per affrontare situazioni e problemi complessi.

Un progetto di innovazione è un'attività complessa. Avere una buona soluzione ad un problema è fantastico, ma applicarla nella situazione o nel contesto sbagliato può portare a risultati più complicati o, addirittura, dannosi.

Per questo motivo, ancor prima di focalizzarci sulla componente tecnologica è importante bene analizzare la mappa delle relazioni che compongono lo scenario, il contesto, il mercato in cui andremo ad operare, analizzare a fondo la situazione e scegliere l’approccio giusto per mettere in campo le attività necessarie.

Ecco perché è utile Cynefin.

Procediamo con ordine.

Prima di iniziare il nostro percorso sappiamo rispondere a queste domande:

Questo problema ha una soluzione affidabile?
C'è qualcuno là fuori che sa per certo cosa fare?
Posso imparare a farlo da solo e ottenere risultati ripetibili?
Posso prevedere con certezza l'esito delle mie azioni?
Ho già risolto questo tipo di problema?

Fattori quali la complessità e l’incertezza devono essere inquadrati prima di decidere se gestire un lavoro come un progetto o un programma, o magari per scegliere approcci iterativi (come Agile) piuttosto che i tradizionali modelli a cascata.

Cynefin non prescrive dove obbligatoriamente dobbiamo stare, ma ci insegna a riconoscere la tipologia di situazione in cui ci troviamo analizzando la tipologia di relazioni tra le parti.

Analizziamo il framework:

Ci sono quattro categorie: semplice (in alcuni casi ovvio), complicato, complesso e caotico. Il quinto blocco, disordine, indica contesti in cui non siamo ancora in grado di determinare bene le relazioni tra le componenti.

Iniziamo con il primo blocco:

1. Semplice è un contesto in cui:

• esistono chiare relazione di causa ed effetto oggettive tra le parti (se accade questo avremo…)
• ad un problema esiste un'unica soluzione corretta (quindi possiamo attingere dalle best practice)
• è utile un approccio analitico basato sui fatti
• un problema è facilmente inquadrabile e la soluzione è evidente
• possono essere applicati semplici metodi di risoluzione dei problemi
• la situazione richiede competenze minime per essere risolta

Per muoversi in questo contesto l'approccio suggerito è:

Dai un senso — Classifica — Rispondi

Senso —  Analizziamo ed Inquadriamo bene il problema
Classifica — Decidiamo cosa ha senso fare in base alle esperienze e conoscenze che abbiamo
Rispondi — Agiamo

In poche parole: I problemi chiari sono facilmente risolvibili facendo cose che hai fatto prima. Analizziamo bene il tutto e risolviamo subito in base a ciò che già sappiamo fare.

2. Complicato

Complicato sono contesti in cui possono esserci più risposte giuste ad un problema che per essere inquadrato necessita di un esperto.

Caratteristiche della categoria Complicato:

• Sono disponibili più risposte corrette
• Conosciamo le domande a cui dobbiamo rispondere
• Non sappiamo come ottenere le risposte
• Il problema è più prevedibile che imprevedibile
• La relazione di causa ed effetto non è immediatamente nota ma è inquadrabile con il tempo

l'approccio suggerito è:

Dai un Senso — Analizzare — Rispondere

Senso — Inquadriamo bene il problema
Analizza — Indaghiamo o analizziamo, utilizzando esperti. Pianifichiamo.
Rispondi — Decidiamo cosa fare ed implementiamo il nostro piano d'azione

 In poche parole: se è complicato, chiediamo ad un esperto di farlo utilizziamo anche approcci interdisciplinari, con esperti in campi analoghi.

3. Complesso

Complesso è la categoria in cui si scoprono soluzioni attraverso la sperimentazione, necessaria a scoprire importanti informazioni che ci aiutano a creare nuove soluzioni.

I problemi, in questo caso, sono imprevedibili e solo con esperimenti, ispezioni e risultati dettagliati possiamo strutturare le nostre decisioni. I risultati correnti possono quindi essere utilizzati per definire la fase successiva verso una soluzione. In queste situazioni la nostra capacità di sondare (esplorare), percepire (ispezionare) e rispondere (adattarsi) è fondamentale.

Riepilogando le caratteristiche della categoria Complesso:

• Ci sono incognite sconosciute
• Anche il punto di partenza non è certo
• Le domande giuste da porre devono essere esplorate e verificate
• La soluzione è chiara solo una volta scoperta
• Le soluzioni di routine non si applicano
• Sono essenziali livelli più elevati di interazione e comunicazione

Sonda — Dai un senso — Rispondi

Sonda — Sperimentiamo più ipotesi di soluzione 
Senso : Cerchiamo di scoprire schemi e acquisire maggiori conoscenze (osservazione ed apprendimento)
Rispondi — Decidiamo cosa fare, ad es. amplificare o smorzare (adattamento)

Oggi molte organizzazioni affrontano sfide legate all’innovazione che rientrano in questa categoria. In queste situazioni, invece di elaborare un piano d'azione rigido, è meglio essere pazienti, abbracciare una visione sistemica e cercare schemi e pattern che facciano emergere una soluzione. Di conseguenza, un manager, invece di fornire soluzioni, potrebbe facilitare il lavoro di connessione ed integrazione di idee tra più persone del team, incoraggiarli al confronto e trovare soluzioni innovative.

4. Caotico

I problemi caotici richiedono una risposta rapida per prevenire ulteriori danni e riportare la situazione alla normalità. In questo caso non ci interessa avviare indagini, raccolte dati e lavoro di analisi per correggere la causa.

Occorre agire immediatamente e con decisione per correggere gli effetti ed arginare i danni.

Caratteristiche della categoria Caotico:

• La priorità immediata è contenere i danni
• La soluzione non deve essere la migliore, poiché il tempo di risposta è più importante
• Una volta risolto il problema principale, possiamo lavorare alla causa che lo ha prodotto
• Nessuno sa con certezza quale possa essere la risposta migliore
• Cerchiamo prima di determinare cosa funziona invece della migliore soluzione
• Più decisioni da prendere, meno tempo per pensare
• Azione immediata per ristabilire l'ordine

Agisci - Dai un senso - Rispondi

Agire — Tentare di stabilizzare
Senso : valutiamo la situazione e determina i passaggi successivi
Rispondi — Decidi cosa fare dopo

Ultimo caso: disordine. Se non siamo in grado di determinare ed attribuire la categoria giusta ad uno scenario può esserci d'aiuto scomporre la situazione in problemi più piccoli. Quindi possiamo provare a riapplicare il problema ad una delle quattro categorie e lavorare ad una soluzione.