Poka-yoke un semplice tool per prevenire possibili errori

Classico tool sviluppato negli anni ‘60 dall’ 'ingegnere giapponese Shiego Shingo e poi implementato come parte del Toyota Production System (TPS), Poka-yoke è un metodo semplice ma efficace che utilizza strumenti e segnali per evitare che si verifichino errori.

Un esempio di questa applicazione lo troviamo nel controllo ortografico di computer e telefoni, nel sistema di assistenza al mantenimento della corsia delle strade, la funzione di controllo che permette che impedisce al processo di funzionare fino alla chiusura della porta o del coperchio, il sistema del bancomat che anticipa l’uscita della carta prima del contante per evitare che sia dimenticata

Ispirandoci ai principi del Poka Yoke vediamo insieme come costruire il nostro tool per limitare gli errori nel progetto che stiamo sviluppando.

Le meccaniche del Poka Yoke possono essere:

• controllo per evitare l’errore
• ostacolo al compimento dell’errore

TOOL

Prendiamo, ad esempio, un nostro progetto, l'insieme delle task da svolgere o un'interfaccia web da realizzare

Elenchiamo le azioni che possono essere svolte. Analizziamo lo scenario con gli occhi di chi deve svolgere queste azioni.

È possibile che l'azione richiesta non venga eseguita
È possibile che l'azione richiesta possa essere eseguita in modo errato
È possibile che le informazioni richieste per eseguire un'azione non siano comprese o siano insufficienti?È possibile che la complessità del processo possa innescare un errore di esecuzione?

Proviamo a comprendere perchè:

Per ogni azione proviamo ad indicare con il metodo dei 5 perchè quali errori potrebbero sorgere e come potrebbero fallire.

Avremo quindi un elenco definito di azioni e, per ognuna, una serie di possibili errori

Isoliamo gli errori ricorrenti e proviamo a raggruppare gli errori ricorrenti e simili e forniamo subito un possibile correttivo per evitarli.

Fatto questo, proviamo a classificare gli errori possibili individuati in base al livello di pericolosità dell’errore: Basso, Medio, Alto.

Inseriamo un sistema di verifica/controllo per ognuno

Se una task importante sta per scadere inseriamo un promemoria prima della scadenza in tempo utile per eseguirla.
Se, invece, stiamo progettando un’ interfaccia, inseriamo un elemento di conferma prima di eseguire un’azione irreversibile (ad esempio un messaggio che ribadisca la nostra volontà di eseguire l’azione)

Possiamo lavorare anche su tre variabili:

Eliminazione: eliminazione del passaggio che causa l'errore.
Sostituzione: sostituzione del passaggio con uno meno complesso 
Facilitazione: rendere l'azione corretta molto più semplice dell'errore.

Inseriamo un sistema di prevenzione per ognuno:

Se una task particolarmente complessa da svolgere è facile che richieda più tempo ed attenzione. Proviamo a prevenire l'errore (il non completarla o completarla parzialmente). Possiamo aumentare l'attenzione per questa attività togliendo qualsiasi attività in parallelo oppure mettendola insieme a task più facili.

Se, invece, l'errore potrebbe essere determinato da un processo difficile da eseguire, proviamo ad inserire accanto brevi istruzioni su come farlo al meglio.
In un’intervista ad un cliente, ad esempio, possiamo formulare un quesito particolarmente importante all'inizio dell’intervista, evitare termini astratti o formulazioni di domande troppo complesse.

Poka-Yoke ha in sè una grande componente creativa. Non esiste un solo metodo o uno schema di massima per ogni attività. Spetta a noi progettare il sistema che meglio si adatta alle specificità del nostro progetto. Dopo aver sviluppato una prima bozza del sistema, proviamo a verificare se ciò che abbiamo implementato sia realmente efficace. Diversamente ci toccherà riprovare...